私の仕事場を見た同業の方が「よくこのスペースに収まるね！書類とかどうしてるの!? 」と驚いていました。言われてみると、書類はかなり少ない方かも??
私は常に身のまわりを整理整頓し続けることが苦手なので、意識せずとも綺麗な状態がキープできるように、モノをできる限り持たないようにしています。
文具は常に使うもの１セットのみにして、あとは周りの人たちに寄付しました。紙で保管するのは契約書など大事な書類のみ、残りはスキャンして原紙はシュレッダーへ。
進行中の仕事でクライアントさんから参考にといただいたコピーなどの資料は、スキャンしてPDF化したら、クラウドの顧客別フォルダに保管しつつ、必要なものはiPadアプリの「Good Notes」に入れて、メモなど書き込めるようにしています。
参加するイベントチラシや案内などは、スキャンしてAppleのカレンダーに添付することでスマホやPCなどすべてのデバイスですぐに確認できるようにしています。
とにかく書類は溜めてしまうと収集がつかなくなってしまうので、手にしたらできるだけ早くスキャン！エプソンのエコタンク複合機くんが活躍してくれていますよ〜。
必要な情報にすぐにアクセスできるように、フォルダやファイル名をわかりやすくつけたり、フォルダの階層分けなども統一させてごちゃごちゃにならないように心がけています。
会社員時代、営業さんたちが個々に独自の顧客管理をしていたのが不便で、スムーズに共有できるようにルールづくりをしたことがあったんですが、個人事業主で一人で仕事をしていてもこの経験が役立っています。万が一私に何かあっても、安心ですからね〜。
あとは、視覚的にスッキリ見せたいので無印のケースで統一。この中に仕事道具がすべて収まっています。
Apple同士ならairdropを活用すれば秒で共有できるし、見積りや請求書などの書類もPDFでのやり取りが今はほとんど。SDGs的にもできる限りペーパレスでいきたいですね。
みなさんの工夫もぜひ教えてくださ〜い!!